[แก้ไข] การต้อนรับแขก
จึงควรปฏิบัติดังต่อไปนี้ คือ
- ถ้านัดหมายกับแขกคนใดไว้ ต้องจำวันนัดให้ได้ พอจวนเวลานัด ต้องเตรียมตัวให้พร้อม ไม่ใช่แขกมาแล้วรอเราแต่งตัว
- เมื่อแขกมาถึงบ้าน ควรเชื้อเชิญเข้าบ้านด้วยใบหน้ายิ้มแย้มแจ่มใส และให้ความเคารพตามควร
- จัดที่นั่งในที่อันควร จัดน้ำ บุหรี่ มารับรอง ถ้าแขกนั้นเป็นเพื่อนสนิท ต้องแนะนำให้รู้จักกับสามี หรือภรรยา หรือสมาชิกในครอบครัว แต่ถ้าไม่สนิทสนมและเป็นแขกมาธุระส่วนตัวก็ไม่จำเป็นต้องแนะนำ
- ชวนแขกคุย อย่าให้เหงา และแสดงความเห็นใจเมื่อแขกมาปรับทุกข์ด้วย ขณะสนทนาอยู่กับแขก ไม่ควรลุกเดินไปมาบ่อย ๆ หรือมองดูนาฬิกา ซึ่งเท่ากับเป็นการไม่ให้ ความสนใจแก่แขก และเป็นทำนองไล่แขกทางอ้อม คนที่มีมารยาทดีไม่ควรทำอาการรำคาญ หรือง่วงนอน ถึงแม้ว่าจะเหนื่อยหรือง่วงก็ไม่ควรแสดง
- เจ้าบ้านไม่ควร ตำหนิหรือด่าใครต่อหน้าแขก ควรจะพูดหลังเมื่อแขกกลับแล้ว
- ถ้าห้องรับแขกมีวิทยุหรือโทรทัศน์ เวลาแขกกำลังสนทนาอยู่ไม่ควรให้ลูกหลานมาเปิดวิทยุฟัง หรือดูโทรทัศน์ที่ในห้องรับแขก
- ถ้าแขกมาขอความช่วยเหลือ ถ้าพอช่วยได้ก็ช่วยไปตามควร ถ้าช่วยไม่ได้ก็แสดงความเห็นใจ ให้คำแนะนำที่เป็นประโยชน์
- เมื่อแขกกลับ เจ้าบ้านควรลุกออกไปส่งถึงประตูบ้าน พร้อมกับกล่าวแสดงความขอบคุณที่กรุณา มาเยี่ยม และกล่าวเชิญในโอกาสต่อไป
[แก้ไข] การทักทาย
ถ้าหากคุณเป็นแขกไปเยี่ยมสำนักงานอื่น ควรปฏิบัติตัวอย่างสุภาพเช่นเดียวกับคุณไปเยี่ยมเยือนบ้านเพื่อนหรือในทางกลับกัน เมื่อคุณต้องต้อนรับผู้อื่นในออฟฟิศตนเอง ควรทำด้วยความมีอัธยาศัยเหมือนกับเป็นเจ้าของบ้านนั่นก็คือก็คือ ต้องแต่งตัวอย่างเหมาะสม ตรงเวลา และสุภาพ
[แก้ไข] เมื่อคุณเป็นแขก
ต้องตรงต่อเวลาทุกครั้ง (ในกรณีฉุกเฉินต้องโทรศัพท์ แจ้งผู้ที่เรานัดให้ทราบล่วงหน้า) ตามปกติ คนทำงานมักมีนัดหมายอื่นๆ อีก ดังนั้น ย่อมต้องการเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัด เมื่อไปถึงสถานที่ให้แสดงนามบัตร พร้อมแนะนำตัว ชื่อ และบริษัทที่ทำงานแก่พนักงานต้อนรับด้านหน้าพร้อมกับแจ้งความประสงค์ ถ้าหากผู้ที่ต้องการพบยังไม่ว่าง และพนักงานต้อนรับเชื้อเชิญคุณนั่งคุณอาจวางกระเป๋าเอกสารไว้บนพื้นหรือบนตัก แล้วอ่านหนังสือหรือจดโน๊ตรอก็ได้ ข้อสำคัญ จงอย่าไปยุ่มย่ามกับงานของพนักงานต้อนรับ หรือหยิบเอกสารผู้อื่นมาดู เมื่อได้เข้าไปพบกับบุคคลเป้าหมายแล้ว อย่าลืมทักทายด้วยการกล่าว "สวัสดี" ก่อน พร้อมทั้งแนะนำตัวด้วย ถ้าหากว่าพนักงานต้อนรับสักครู่ไม่ได้แนะนำไว้ ในกรณีกลับกัน หากคุณมีแขกมาเยือนถึงที่ทำงาน และมีโทรศัพท์ถึงคุณ คุณน่าจะต่อโทรศัพท์กลับทีหลังดีกว่า ทว่าถ้าเป็นเรื่องสำคัญ ก็ขอโทษและรีบสรุปการเจรจาโดยเร็ว เช่นเดียวกับเวลาที่คุณไปพบคนอื่นแล้วมีโทรศัพท์เข้าคุณควรเสนอตัวออกไปรอข้างนอกชั่วขณะ การเข้าพบใดๆ ไม่ควรอยู่นาน และขากลับอย่าลืมขอบคุณพนักงานต้อนรับด้วย[แก้ไข] เมื่อคุณเป็นผู้ที่แขกต้องการพบ
ไม่ควรปล่อยให้เขารอนานเกินความจำเป็น แนะนำตนเองในกรณีที่เขายังไม่รู้จัก หรือหากคุณยังไม่พร้อมที่จะให้เข้าพบก็ควรเชิญไปที่ห้องรับแขก ซึ่งเพียบพร้อมด้วยหนังสือพิมพ์ วารสาร และที่เขี่ยบุหรี่ตามห้องรับแขกใหญ่ๆ ในต่างประเทศ จะไม่มีการเสิร์ฟเครื่องดื่ม ยกเว้นแต่จะมีเครื่องชงกาแฟ ทว่าในเมืองไทยผู้ที่มาเยือนมักได้รับการเสนอว่าต้องการเครื่องดื่มอะไร ชา กาแฟ หรือน้ำเย็น ผู้ทำหน้าที่เป็นเลขาฯหรือมีหน้าที่ในการคัดเลือกบุคคลภายนอกที่ต้องการพบพนักงานระดับสูงในบริษัทนั้นบางทีอาจพบว่าแขกที่มาไม่ได้เปิดเผยตนเอง ก็จงถามชื่อและประเภทธุรกิจของเขา หรือในกรณีที่เจ้านายยังวุ่นอยู่กับงานก็ควรนัดหมายเสียใหม่จะเหมาะสมกว่าหากเจ้านายไม่อยากพบหน้า คุณต้องหาวิธีหลีกเลี่ยงอย่างมิให้เสียน้ำใจต่อผู้มาเยือนและภาพพจน์ของเจ้านาย เช่น คุณอาจแจ้งต่อเขาว่า ช่วงนี้เจ้านายคุณคิวเต็มเหยียด ทั้งเรื่องงานและกำหนดนัดหมายอื่นๆ ในกรณีที่แขกมาเยือนเยิ่นเย้อ จะมีผลกระทบต่อนัดหมายอื่นหรืองานประจำ เลขานุการ หรือพนักงานต้อนรับควรเคาะประตูเข้าไปบอก ว่าถึงเวลาอีกนัดหนึ่งแล้ว เท่ากับแจ้งเป็นนัยๆต่อแขกว่าถึงเวลาต้องกลับเสียทีปัญหาอันเนื่องมาจากแขกผู้มาเยือน จริงๆ แล้วโอกาสที่เกิดขึ้นคงไม่บ่อยนัก แต่ก็เป็นได้ เมื่อแขกไม่ได้ดังความประสงค์อาจเกิดอารมณ์โกรธและเอะอะขึ้น ถ้าบริษัทจ้างยามหรือหน่วยรักษาความปลอดภัย ก็จงแจ้งขอความช่วยเหลือจากเขา หรือหากไม่มีเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย คุณต้องร้องขอให้บุคคลที่ 3 มาร่วมในเหตุการณ์ เพื่อเป็นประจักษ์พยานป้องกันแขก มิให้นำเรื่องราวไปบิดเบือน จนกลายเป็นความเสื่อมเสียต่อทั้งคุณและบริษัท
[แก้ไข] การแนะนำตัว
การแนะนำตัวนั้น จะว่าง่ายก็ไม่เชิง จะว่ายากก็ไม่ใช่ กฏระเบียบทางสังคมเป็นสิ่งที่ควรเรียนรู้ เพื่อจะได้ปฏิบัติตามอย่างถูกต้อง หน้าไม่แตก สิ่งสำคัญขิงการแนะนำตัว คือ ชื่อ ตำแหน่ง ยศ หรือข้อมูลใดๆ ที่สำคัญ อันเป็นการอธิบายบุคคลผู้ถูกแนะนำให้เป็นที่รู้จักกันได้ง่ายขึ้น กฏง่ายๆ สำหรับการแนะนำตัว มีดังนี้
- ควรแนะนำตนเองทันที เมื่อเห็นว่าผู้อื่นจำชื่อคุณไม่ได้
- ใช้การแนะนำตัวว่า "สวัสดี" ในตอนพบปะและอำลา
- เมื่อคุณต้องแนะนำผู้อื่นต่ออีกบุคคลหนึ่ง อย่าลืมว่าต้องเอ่ยถึงผู้ที่มียศศักดิ์ก่อน เช่น "ท่าน ผอ.ฉัตรชัย นี่คุณนวลเนียนพรีเซ็นเตอร์คนใหม่ของบริษัทครับ"
- แนะนำบุคคลระดับบริหารของบริษัทคุณ ต่อคนระดับบริหารเช่นกันของบริษัทอื่น เช่น คุณหนึ่ง
- แนะนำพนักงานอาวุโสน้อยต่อพนักงานที่มีอาวุโสมากกว่า
- แนะนำพนักงานของบริษัทต่อลูกค้า เช่น คุณสาม....นี่คุณห้า ผอ.ฝ่ายขายของบริษัท.....คุณห้า นี่คุณสาม จากบริษัท.........."
- แนะนำฝ่ายชายต่อฝ่ายหญิง เมื่อทั้งสองฝ่ายอยู่ในสถานะเท่ากัน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น